Керувати школою
CRM для мовної школи: що насправді має робити облік учнів
Опубліковано 13 вересня 2026 року
Здебільшого школам продають як CRM воронку продажів із прикрученим розкладом. А гроші школа заробляє і втрачає вже після продажу: у журналі, розкладі та бухгалтерії. Саме це облік і має покривати.
CRM для мовної школи має зберігати те, що відбувається після того, як учень записався: хто прийшов на який урок, що пройшли, скільки нараховано за місяць і скільки сплачено. Коли все це в одному обліку, цифри сходяться, і наприкінці місяця нікому не треба сидіти й звіряти таблиці. Список заявок теж потрібен, але це найменша частина.
Чому в пошуку самі програми для продажів
Введіть «CRM для мовної школи», і більшість знайденого створено для продажів: заявки, етапи воронки, нагадування передзвонити, конверсія. Школі, яка платить за рекламу, частина цього справді потрібна. Але людина буває заявкою тиждень-два, а учнем - рік і довше, і про цей рік воронка нічого не знає.
Що школа має вести насправді
Спитайте будь-кого, хто керує мовною школою, і почуєте той самий список:
- Журнал відвідувань: хто прийшов, відмічено прямо на уроці, а не зібрано в п’ятницю з пам’яті та чату у Viber. Від нього рахується все інше.
- Розклад: індивідуальні уроки, групи й цілі курси, а ще години, коли викладач зайнятий. Це має бути той самий тиждень, з якого відкривається урок, а не копія в іншому застосунку.
- Рахунок кожного учня: скільки нараховано за місяць, скільки надійшло і скільки ще винні, помісячно, щоб нічого не губилося, коли вересень переходить у жовтень.
- Бухгалтерія: план рахунків, журнал проводок і місяць, який закривають, щоб бухгалтер працював з тими самими цифрами, що бачать викладачі.
- Що пройшли: опублікований урок, роботи, які здали учні, і те, що повернулося з оцінкою. Це відповідь батькам, які питають про жовтень, або викладачу, який бере групу посеред навчального року.
Коли журнал - це й рахунок
Чотири підписки коштують менше, ніж постійно тримати чотири програми в згоді між собою. Якщо відвідування в таблиці, а рахунки в іншому сервісі, щомісяця хтось переносить одне в інше, і кожне перенесення - шанс пропустити урок або виставити учню рахунок двічі.
Якщо нарахування йде з журналу, відмітка «прийшов» уже робить бухгалтерську роботу. Кожен учень на своєму плані - за урок, пакет або щомісячна оплата, і план рахується за відвідуваннями, які записав викладач.
Де місце воронки продажів
Якщо школі потрібна воронка, вона має бути, і невелика школа може почати зі звичайного списку. Заявка, якій не передзвонили, коштує одного продажу. Журнал, який не сходиться з рахунками, коштує грошей щомісяця, і то на учнях, які вже є. Тому друга частина важить більше.
Що спитати, перш ніж переводити школу в будь-яку систему
- Відвідування відмічають там, де проходить урок, чи вносять потім?
- Пропущений урок сам змінює суму до сплати, чи хтось має правити рахунок вручну?
- Якщо викладач іде, курси, завдання й матеріали лишаються в школі?
- Бухгалтер може закрити місяць у самій системі, чи лише вивантажити звіт і закривати деінде?
- Викладач бачить урок і групу, але не бачить цін?
Як це влаштовано в EdTechCore
EdTechCore тримає журнал відвідувань, розклад, рахунок кожного учня й бухгалтерію з подвійним записом в одній системі, поруч із самими уроками. Відвідування відмічають у тому самому розкладі, з якого відкривається урок, і план кожного учня рахується за ним. Курси належать школі, а не тому, хто їх набрав. Сторінка для шкіл показує, як це складається разом.